Sagsoplysning i praksis

Sagsoplysning handler om at skaffe de oplysninger, der er nødvendige for at træffe en lovlig og rigtig afgørelse. Du skal undersøge sagen, før du træffer afgørelse, og oplysningerne skal være relevante for det spørgsmål, du skal tage stilling til.

På Ankestyrelsens områder betyder det, at du kender sagens faktiske grundlag, hører parten når det har betydning for afgørelsen, og kan vise hvilke oplysninger du har lagt vægt på.

Start med at afgrænse, hvad afgørelsen skal tage stilling til. Derefter kan du se, hvilke oplysninger der mangler, og hvem der kan give dem: borgeren, arbejdsgiveren, lægen, kommunen eller en anden myndighed.

Skriv undervejs, hvad du har indhentet, og hvad du stadig mangler. Det gør det lettere at se, om sagen er klar til afgørelse, eller om der skal indhentes mere.

Hvis borgeren ikke svarer eller ikke medvirker, skal du vurdere, om sagen kan oplyses på anden måde. Du skal kunne dokumentere, hvad du har forsøgt, og hvornår.

En manglende besvarelse er ikke i sig selv et grundlag for at afslå. Du skal se på, om de oplysninger, du allerede har, er nok, og om du har givet en reel frist.

Brug andre kilder, når det er relevant og lovligt: tidligere sager, oplysninger fra andre myndigheder og det, borgeren allerede har sendt. Notér, hvorfor du bruger netop de oplysninger.

Hvad du skal dokumentere

Notér hvilke breve og opkald der er sendt, hvilken frist borgeren har fået, og hvilke andre kilder du har brugt. Det gør det muligt at begrunde, hvorfor afgørelsen træffes på det foreliggende grundlag.

De to situationer nedenfor kan foldes ud. Harmonika kan bruges på en almindelig side.

Parten skal have mulighed for at udtale sig, før du træffer afgørelse, når du lægger vægt på oplysninger om sagens faktiske grundlag, som parten ikke kan antages at kende.

Høringen skal være konkret. Skriv hvilke oplysninger parten skal forholde sig til, hvorfor de kan få betydning, og hvilken frist der gælder.

Når svaret kommer, skal det indgå i vurderingen. Hvis det ikke ændrer resultatet, skal begrundelsen stadig vise, at du har forholdt dig til det, parten har skrevet.

Kommer der ikke noget svar inden fristen, skal du vurdere, om du kan træffe afgørelse på det, du allerede har, eller om sagen skal forsøges oplyst på anden måde.

En begrundelse skal forklare, hvilke regler afgørelsen bygger på, og hvilke faktiske forhold der er lagt vægt på. Den skal være så konkret, at borgeren kan forstå, hvorfor resultatet blev, som det blev.

Henvis til de bestemmelser, der er brugt, og til de oplysninger i sagen, der har båret afgørelsen. En generel standardformulering er ikke nok, når den ikke passer på den konkrete sag.

Hvis afgørelsen beror på et skøn, skal begrundelsen også angive de hovedhensyn, der har været bestemmende. Skriv det i et sprog, borgeren kan læse uden at kende jargonen.

Læs begrundelsen igennem som om, du ikke kender sagen. Hvis du ikke kan se, hvad der blev lagt vægt på, er den ikke færdig.

Når en part beder om aktindsigt, skal du finde de dokumenter, der indgår i sagen, og vurdere, om der er oplysninger, som skal undtages.

Gør det tydeligt, hvad der udleveres, og hvad der eventuelt er undtaget, og hvorfor. Parten skal kunne forstå, hvad afgørelsen om aktindsigt går ud på.

Sæt en frist for dig selv, så anmodningen ikke bliver liggende. Notér, hvornår den er modtaget, og hvornår du har svaret.

Aktindsigt er en del af sagsbehandlingen. Den hænger sammen med, at parten skal kunne se det grundlag, du træffer afgørelse på.

↓

Afgørelsen skal oplyse, om den kan påklages, hvem der er klageinstans, og hvilken frist der gælder. Oplysningen skal stå i selve afgørelsen, ikke kun i et standardbilag, hvis det er det eneste, borgeren ikke læser.

Når en klage kommer ind, skal du se, om den er sendt til den rigtige myndighed, og om den er rettidig. Herefter sender du sagens akter videre, medmindre du selv kan genoptage sagen.

Genoptag sagen, hvis der er nye og væsentlige oplysninger, eller hvis du kan se, at afgørelsen er forkert. Skriv kort, hvorfor du genoptager, eller hvorfor du lader afgørelsen stå.

Afslut forløbet med at tjekke, at sagen indeholder de dokumenter, en anden sagsbehandler skal bruge: oplysning, høring, begrundelse og klagevejledning.

I tjeklisten ligger forklaringen ofte ved siden af et billede, så man kan læse og se eksemplet i samme blik. Her er samme opbygning med to indholdsbokse i hver række.

Se cases

Tjeklisten er delt i emner som målgruppe, godkendelse, udgifter og tilsyn. Her er fire korte cases, én pr. slide, med billede og tekst.

Oplys sagen, så en anden sagsbehandler kan se, hvad der er spurgt om, hvad der kom tilbage, og hvad der stadig mangler.

Eksempel på citatformatet i brødteksten.

1. Spørgsmålet i sagen er skrevet ned.
2. De akter, du støtter dig på, ligger i sagen.
3. Parten har haft lejlighed til at udtale sig om nye, væsentlige oplysninger.
4. Begrundelsen kan læses uden at slå op i andre systemer.

Tjeklisten kan bruges som et sammenhængende forløb eller som opslag i den sag, du sidder med. Fanerne herunder viser de to indgange og de generelle sagsbehandlingsregler.